Pastikan Pengelolaan Arsip Berjalan dengan Baik, Record Center Lakukan Supervisi dan Evaluasi Arsip
Sebagai upaya untuk menerapkan penataan dan pengelolaan arsip yang baik, Record Center Legal Section melakukan supervisi dan evaluasi arsip di beberapa unit kerja yang ada di Badak LNG. Kegiatan yang dilaksanakan pada Rabu (15/08/2018) ini merupakan tindak lanjut dari workshop swakelola manajemen arsip yang telah diselenggarakan pada bulan Mei lalu. Melalui kegiatan supervisi dan evaluasi, petugas dari Record Center ingin melihat bagaimana penerapan penataan dan pengelolaan arsip di masing-masing unit kerja apakah telah sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Selain itu juga melihat langsung apakah pekerja arsip di masing-masing unit kerja telah mengetahui tentang klarifikasi arsip dan penataan arsip yang baik.
Mekanisme penyimpanan arsip di Badak LNG sendiri bermula dari pengelolaan arsip di masing-masing unit kerja. Kemudian dokumen inaktif dipindahkan ke Record Center untuk dilakukan proses pemilahan. Proses pemilahan dilakukan untuk memisahkan antara dokumen arsip dan non arsip. Untuk dokumen arsip selanjutnya akan dilakukan proses pemberkasan yang meliputi klarifikasi, retensi, inventarisasi, dan labelisasi. Setelah melewati proses pemberkasan, arsip langsung disimpan. Arsip yang telah disimpan akan mendapatkan perawatan dan pengamanan.
Kegiatan supervisi dan evaluasi arsip seperti ini sebenarnya merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Record Center namun sempat terhenti pada tahun 2006. Dan ditahun 2018 ini, Record Center ingin menggalakkan lagi kegiatan tersebut agar sistem pengelolaan arsip di Badak LNG dapat berjalan dengan baik.
Specialist Legal Angga Fakih Genot menjelaskan bahwa supervisi dan evaluasi arsip juga bertujuan untuk mendata arsip-arsip yang inaktif di unit kerja agar tidak menumpuk dan dikirim ke Record Center untuk kemudian didata dan dimusnahkan. Kegiatan tersebut dilakukan agar penataan arsip yang ada di Badak LNG sesuai dengan jadwal retensi arsip (*).
